Todos sabemos que las circunstancias imprevistas pueden obstaculizar un evento, como ocurre con el actual brote de coronavirus COVID-19. Al ocurrir en plena primavera esta situación ha causado la cancelación de innumerables eventos y fiestas que se dan en esta época del año.
El distanciamiento social y el confinamiento en muchos países, las restricciones en la movilidad y finalmente el cierre de muchos locales, de seguro te han llevado a cancelar un evento largamente planificado.
Aquí en PiccolaFesta te brindamos varios consejos para cancelar un evento o fiesta con gracia y elegancia. Esperamos que esto te sirva no solo para hacerlo con estilo, sino para sentar las bases de una fiesta post-pandemia, cuando esto pase.
Comunícate con los invitados de tu fiesta
Si estás seguro de que tienes que cancelar un evento, el primer paso importante es comunicarlo a tus invitados. En estas circunstancias los invitados apreciarán tu preocupación por su seguridad y salud y entenderán las razones.
Lo ideal es que les avises con al menos 24 horas de antelación. Sin embargo, cuanto mayor sea la anticipación, ya sea una semana o un mes, mejor. Informa incluso a aquellos que no han confirmado su asistencia.
Si es posible llámalos a todos. Enviar un correo electrónico debería ser la segunda opción, debido a que no todas las personas revisan sus correos con frecuencia. Lo ideal es que confirmes que cada invitado recibió la cancelación.
Cancele la comida y cualquier otro artículo contratado
Ya sea que se trate de flores frescas, catering, un barman u otros artículos aún no recibidos pero contratados, es probable que pierdas el dinero del depósito. Revisa tu contrato y llama a los responsables de todas estas cosas lo antes posible.
Si por alguna razón tienes que asumir la totalidad del costo de la comida del catering, no la desperdicies. Cancelar un evento puede resultar en una gran oportunidad de apoyar los esfuerzos que miles hacen por mantener nuestras vidas a salvo.
Pregunta al proveedor si puede entregar la comida en un hospital, en una estación de bomberos o policía, o en cualquier lugar en que trabajen durante la emergencia. Esta es una gran forma de agradecer su esfuerzo.
Reprogramar o una fiesta virtual
Si todavía quieres organizar el evento más tarde (los Baby Showers pueden celebrarse luego del nacimiento del bebé, si fuera necesario) entonces hazles saber a tus invitados tu decisión, o pídeles su opinión al respecto. Podrías obtener algunas sugerencias interesantes.
Para un evento especial como un cumpleaños o la revelación de género del bebé, considera hacerlo virtualmente. Usa Zoom, Facebook Live u otros medios virtuales para compartir este gran momento en vivo, con algunos de los invitados que puedan asistir.
Todos necesitamos mucho amor y esa sensación de comunidad incluso cuando estamos en cuarentena o en situaciones de distanciamiento social. Así que, siempre que sea posible, es necesario compartir los momentos especiales (incluso virtualmente) con tus seres queridos.
Si quieres más ideas para decorar la fiesta de tu peque, te animamos a que descargues esta práctica guía
